Selv den bedste begår fejl!

I en digitaliseret hverdag, hvor hver transaktion udføres med et enkelt klik, er fejlfakturering blevet en uundgåelig udfordring for virksomheder i alle brancher. Men lad os se nærmere på, hvad der egentlig ligger bag disse fejl i faktureringen. Mens det ofte kan være fristende at tænke bevist svig, er det ikke vores erfaringer at dette er tilfældet. Fejlfakturering opstår typisk som konsekvesn af menneskelige fejl, misforståelser eller tekniske fejl enten hos afsenderen af fakturaen, eller hos eventuelle 3. parts aktører. 

Fejl, ikke Svig

Det er vigtigt at forstå, at de fejlfaktureringer, der opstår i fakturering typisk sker som følge af misforståelser eller fejl. Dog sker det ofte, at misforståelser sker i forhold til aftalegrundlaget - og ikke i forhold til den løbende daglige fakturering. Dvs. at en faktura, herunder årsag og beløb fremsendes helt bevist. Digitale leverancer, såsom softwarelicenser, IT-udstyr og digitale tjenester, involverer ofte mange parter og trin i processen. Enhver misforståelse, kommunikationsfejl eller teknisk udfordring kan nemt give anledning til fejlfakturering uden, at nogen har forsøgt at snyde - men basere sig på de oplysninger eller beslutninger som et enkelt led i kæden besluttede.

Usynlige Fejl, Usynlige Omkostninger - i lang tid

Den virkelige udfordring ved fejlfakturering i digitale leverancer er ofte, at fejl kan forblive ubemærkede i lang tid. Uden faktuelt baseret kontrol og overvågning kan disse fejl fortsætte og akkumulere i virksomhedens økonomi, hvilket kan have økonomiske konsekvenser og/eller forringe kvaliteten af de leverede tjenester. Det er som at have en læk i et vandrør. Du betaler for det vand, som løber ud, og den betaling stopper først den dag, problemet bliver opdaget og udbedret. Det vand, du har betalt for, men ikke benyttet, kan kun delvist refunderes efterfølgende, idet du har accepteret forbruget i forbindelse med betalingen af de enkelte løbende regninger.

At identificere en fejl - og skelne mellem Fejl og Svig

For at adressere fejlfaktureringens kompleksitet er det afgørende at kende udgangspunktet, der afregnes på, samt forstå det digitale domæne og de begreber, der benyttes der. Når der findes afvigelser ud fra formodninger eller simpel matematik, vil en stor del, ca. 75%, typisk blive afvist af leverandøren i første omgang. Dette skyldes, at en faktura typisk bliver udsendt ud fra en forståelse af, at indholdet er korrekt og berettiget i forhold til aftalegrundlaget.

Mens svig kræver en bestemt form for handling og retfærdighed, kræver håndteringen af fejl først og fremmest forståelse af fakturaen og grundlaget. Derefter kræves der indsigt på en sådan måde, at denne kan deles mellem parterne, så fejlen hurtigt kan afhjælpes, både fremadrettet og historisk

Dit ansvar - dit valg

I den digitale faktureringsverden er korrekt fakturering en udfordring, som alle leverandører og kunder må forholde sig til. Fejl og misforståelser kan opstå hos både leverandøren og kunden. Men da den ene part typisk er den stærke part i aftaleforholdet, nemlig leverandøren, vil fejl som regel opstå til økonomisk fordel for denne. Denne type fejl afdækkes normalt ikke af almindelige revisorkontroller, da man her typisk har fokus på de mere matematiske aspekt og kontroller. Når du betaler en regning, erkender du det tilgodehavende du dermed indfrier. Hvis du efterfølgende ikke foretager yderligere kontrol, herunder stikprøver, vil du næsten med garanti, over en årrække, gå glip af en værdi der ligger væsentligt over den udgift løbende kontroller og stikprøver ville koste. Se mere om priser og prissætning i menuen priser - men for de fleste, vil udgiften være kr. 2.500,00 excl. moms.