En kvalificeret "second opinion"

Som virksomhedsleder i den moderne, travle hverdag, står du ofte over for udfordringer, der kræver hurtige beslutninger og strømlinede processer. Imidlertid er det et kendt problem, at selv de mest veldesignede rutiner og processer kan låse sig fast over tid, hvilket kan føre til ineffektivitet, omkostningsoverskridelser og manglende fleksibilitet. Dette gælder især på komplekse områder som administrationen af digitale ydelser og fakturabehandling.

Potentiale for Forbedring

Når vi taler om digital betaling for ydelser, er der to grundlæggende spørgsmål, som ledelsen løbende bør være opmærksom på: 1) Betaler vi det, vi skal og har aftalt? 2) Betaler vi for meget i forhold til den leverance, vi modtager? Disse spørgsmål er simple, men kan være komplekse at svare på i en travl hverdag, hvor alle løber stærkt.

Spørgsmål 1: Betaler vi for meget?

Først og fremmest skal vi sikre, at vi overholder vores aftaler. Det indebærer at betale den aftalte pris, men ikke en krone mere. Mange virksomheder betaler faktisk mere for deres digitale leverancer, end de skal, uden at indse det. Dette skyldes ofte manglende tid, ressourcer eller kompetencer til en nøje gennemgang af fakturaer og kontrakter.

Betalinger af digitale fakturaer indgår ofte i en betalingsproces, der er opstået "over tid." Den er ofte placeret hos få medarbejdere, hvis kerneydelse omkring opgaven er at få betalt til tiden – og helst ikke mere end vi har betalt tidligere. Vi har set eksempler på, at større virksomheder har inkluderet betalingen af digitale ydelser i automatiserede betalingsløsninger, hvor regninger automatisk betales, såfremt en række betingelser opfyldes.

Uanset betalingsprocessen, bør man som ansvarlig leder sikre, at processen er effektiv og at der ikke udelukkende handles på rutine. For digitale ydelser er dette ekstra vigtigt, da det er en voksende udgiftspost – som i mange tilfælde indeholder begreber, termer og ydelsestyper, der kræver særlig ekspertise at gennemskue.

Spørgsmål 2: Betaler vi markedspris, eller mere?

Det andet centrale spørgsmål handler om, hvorvidt du får den leverance, du betaler for, og om din pris er den rigtige. Det er ikke kun vigtigt at undgå overbetaling, men også at sikre, at den digitale leverandør lever op til sine løfter. Måske betaler du for ydelser, du slet ikke modtager, eller kvaliteten af de leverede ydelser er langt under det forventede niveau.

Der er ingen tvivl om, at hvis man spørger den indkøbsansvarlige enhed, om prisen nu er rigtig, så vil svaret ofte være: "Vi fik den bedst mulige pris" eller "Vi fik 40% i rabat." Begge svar er grundlæggende intetsigende, da de ikke siger noget om hverken prisen i forhold til indhold/kvalitet eller prisen i forhold til markedsprisen for tilsvarende ydelser.

Hvad kan en tilgang være?

Som chef har du det overordnede ansvar for, at din organisation kører optimalt, og at der træffes de rigtige beslutninger. Dette kræver en stor del af tillid og delegering ud i organisationen, hvilket fungerer rigtigt godt på et dag-til-dag niveau, men kan være svært, når eksisterende arbejdsgange skal evalueres.

Derfor er en "second opinion" en rigtig god vej frem. Vi gennemgår de historiske digitale aftaler og lignende, og fremlægger derefter samlet rapportering baseret på de tal og aftaler, der er gældende. Fremlæggelsen indeholder faktabaserede nedslagspunkter, som du sammen med din organisation kan bruge til evaluering og læring.

I en tid, hvor digitale ydelser er afgørende for enhver organisation, er det kritisk at sikre, at du ikke betaler for meget og får fuld værdi for dine penge. At indhente en kvalificeret "second opinion" kan hjælpe dig med at opnå netop dette. Det er en investering, der kan resultere i betydelige besparelser og forbedret kvalitet i dine digitale ydelser, og det er en mulighed, som enhver virksomhedsleder bør overveje.