Kan IT-Afdelingen garantere korrekte fakturaer?

Spørgsmålet om, hvorvidt IT-afdelingen kan garantere nøjagtigheden af digitale fakturaer indeholder typisk ikke noget klart svar. Der er dog en række vigtige overvejelser at gøre sig, da vi erfaringsmæssigt ved, at der er en række opmærksomhedspunkter, der har betydning, når IT-afdelingen har ansvaret for at godkende digitale fakturaer på vegne af organisationen. Det er vores grundlæggende erfaring, at den rutineopgave, som det ofte bliver at godkende fakturaer, ikke nødvendigvis udføres bedre i IT-afdelingen end i andre afdelinger. Nedenfor har vi forsøgt at identificere nogle af de opmærksomhedspunkter, der kan bidrage til denne udfordring.

Opmærksomhedspunkt 1: Er IT-afdelingen ansvarlig for godkendelsen af de fakturaer, der modtages i hverdagen, dvs. den daglige godkendelse? Hvis dette er tilfældet, er der en god chance for, at visse betalinger håndteres rutinemæssigt og dermed måske ikke har fået den opmærksomhed, som det kræver for at sikre korrektheden.

Opmærksomhedspunkt 2: Hvem i IT-afdelingen varetager reelt den daglige fakturabehandling? Vi har gentagne gange oplevet, at den tid, der reelt er tilgængelig til opgaven, typisk kun tillader, at fakturaer reelt kontrolleres i forhold til seneste faktura og på simple parametre som regningens størrelse, leverandørens navn m.v.

Opmærksomhedspunkt 3: Hvilke kompetencer indgår i den daglige håndtering af fakturaer? Er det en erfaren projektleder, arkitekt, IT-jurist – eller en mere administrativ profil? Har medarbejderne med opgaven adgang til det relevante aftalegrundlag for de konkrete betalinger, eller sker godkendelsen ud fra en "fornuftighedsvurdering"? Hvis nogle af disse elementer afspejler hverdagen, er der en god chance for, at enkelte regninger bliver betalt på et grundlag, der ikke er helt afstemt med aftalegrundlaget og/eller praksis for branchen.

Opmærksomhedspunkt 4: Hvor formelt et betalingsflow findes der for digitale regninger – og gælder dette for alle regninger? Vi har ofte konstateret, at især en IT-afdeling har brug for løbende at indkøbe og afprøve forskelligt software og licenser enten i forhold til selvstændige funktionsområder eller i forhold til de fællesløsninger, som virksomheden anvender. Uanset formålet, så kører mange af sådanne licenser i deres eget forløb. En sammenstilling på tværs kræver ofte en fokuseret indsats, samt kompetencer til at gennemskue i hvilket omfang der evt. findes et overlap mellem indkøbt specialindkøbt software og fællesleverancer og det aftalegrundlag disse er baseret på.

Opmærksomhedspunkt 5: Hvem har budgetansvaret for betaling af digitale regninger – og er dette ansvar adskilt fra det øvrige ansvar for den eller de leverancer, som en betaling omfatter? Med andre ord, så må man erkende, at hvis man har et opdelt ansvar over flere funktioner, så er chancen for misforståelser i forhold til fakturagodkendelse og opfølgning højere.

Ovennævnte eksempler taler for, at selv med en forankring af fakturakontrollen i en IT-afdeling med de rigtige ressourcer og kompetencer, kan man hurtigt stå i situationer, hvor hverdagens fakturabetaling resulterer i betalinger, der ikke er forankret i det konkrete aftalegrundlag – eller er overflødige i forhold til den samlede portefølje af løsninger og licenser.